STRUCTURE of the applicant's pharmacovigilance system master file
Title page.
Description of the pharmacovigilance system by sections:
- Information on the qualified person for pharmacovigilance
- Information on the organizational structure of the applicant/registration certificate holder
- Information on safety data sources
- Information on computerized systems and databases
- Information on pharmacovigilance processes
- Information on the performance of the pharmacovigilance system
- Information on the quality system in pharmacovigilance
Appendices.
Requirements for completing the master file
The title page must contain the following information:
- unique number;
- name of the applicant/registration certificate holder;
- full name of the qualified person responsible for the described pharmacovigilance system;
- name of the third party/other applicants/registration certificate holders (if any) in case of shared use of the pharmacovigilance system;
- Full name of the qualified person responsible for the described pharmacovigilance system, of the third party/other applicants/registration certificate holders (if any) in the case of shared use of the pharmacovigilance system;
- list of pharmacovigilance system master files (hereinafter – PSMF) of the applicant/registration certificate holder (for medicinal products, vaccines, and tuberculin (hereinafter – medicinal product) that have different pharmacovigilance systems);
- date of preparation or last update.
Description of the pharmacovigilance system by sections:
I. Information about the qualified person for pharmacovigilance
Надається інформація про УОВФ, включаючи контактну інформацію про неї, дані про кваліфікацію і досвід роботи, резюме з ключовою інформацією про роль УОВФ, переліком обов’язків для гарантування того, що УОВФ має достатні повноваження щодо створення системи фармаконагляду, підтримки та покращення її функціонування, у тому числі в Україні, відомостями про резервні механізми, що будуть задіяні у випадку відсутності УОВФ; інформація про КОВФ, у тому числі в Україні, якщо вона відмінна від УОВФ, включаючи контактну інформацію про неї, дані про кваліфікацію і досвід роботи; інформація щодо виконання обов’язків УОВФ/КОВФ у разі її відсутності (хвороба, відпустка) та інша інформація за наявності.
II. Information on the organizational structure of the applicant/registration certificate holder
Надається опис організаційної структури власника реєстраційного посвідчення/заявника, у тому числі у розрізі здійснення фармаконагляду, який повинен містити інформацію щодо залучених підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності та взаємозв’язків між ними, а також щодо третіх осіб, залучених до діяльності, пов’язаної зі здійсненням фармаконагляду. Зокрема, МФСФ повинен описувати:
- the organizational structure of the registration certificate holder(s) indicating the position of the QPPV within the organization;
- місце(я), де провадиться діяльність з фармаконагляду, що включає збір повідомлень про випадки побічних реакцій, їх оцінку, введення у базу даних з безпеки, генерування регулярно оновлюваних звітів з безпеки, виявлення та аналіз сигналів, підготовку та виконання плану управління ризиками, а також клінічними та неінтервенційними дослідженнями, внесення змін до реєстраційних матеріалів, що стосуються безпеки лікарського(их) засобу(ів) та/або системи фармаконагляду.
Інформація може бути подана у вигляді списку/таблиці із зазначенням залучених сторін, їх обов’язків та відповідних лікарських засобів і країн. Список має бути складений відповідно до постачальників послуг (наприклад, медична інформація, аудитори, організатори програм підтримки пацієнтів, управління даними досліджень тощо), договірних відносин (дистриб’ютори, партнери, спільний маркетинг тощо) та інших технічних послуг (хостинг комп’ютерних систем тощо). У додатках надається перелік договорів, а самі договори в частині предмета договору мають бути доступні на запит або під час проведення інспекцій та аудитів.
III. Information on safety data sources
Надаються опис основних підрозділів зі збору даних з безпеки, що повинен включати інформацію стосовно усіх сторін, що відповідають за організований та спонтанний збір даних з безпеки лікарських засобів в місці здійснення організації діяльності з фармаконагляду. Джерела даних з безпеки мають включати дані будь-яких досліджень, реєстрів, спостережень чи програм підтримки, що фінансуються власником реєстраційного посвідчення, за допомогою яких можна накопичувати дані про побічні реакції, відсутність ефективності, будь-яку іншу інформацію з безпеки та ефективності лікарського засобу. Перелік джерел даних з безпеки має бути всеосяжним та включати усі поточні дослідження/програми, а також дослідження/програми, завершені протягом останніх двох років, і може міститися в додатках або надаватися окремо.
IV. Information about computerized systems and databases
Надаються опис розташування, функціональності та відповідальності за експлуатацію комп’ютеризованих систем та/або баз даних, що використовуються для отримання, обробки, запису та надання інформації з безпеки, а також оцінка здатності таких систем і баз даних для виконання фармаконагляду заявником. Якщо використовуються декілька комп’ютеризованих систем та/або баз даних, їх придатність для діяльності з фармаконагляду має бути описана з урахуванням ступеня комп’ютеризації в рамках системи фармаконагляду. Також має бути описаний валідаційний статус баз даних. Інформація про процедури контролю внесення змін, характер тестування, процедури резервування та електронні сховища даних, важливих для відповідності фармаконагляду, повинна бути включена в узагальнену інформацію. Крім того, має бути зазначений характер доступної документації. Для систем на основі паперових носіїв (коли електронна система може використовуватися тільки для подання термінових повідомлень про побічні реакції) мають бути описані порядок ведення даних і механізми забезпечення цілісності та доступності даних про безпеку, зокрема узагальнення інформації про побічні реакції лікарських засобів.
V. Information on pharmacovigilance processes
A description of the stages of data and record processing for pharmacovigilance is provided, covering the following aspects (but not limited to):
- безперервний моніторинг профілю користь/ризик лікарського(их) засобу(ів), результати оцінки, процес прийняття рішень для вжиття відповідних заходів; генерація сигналу, його виявлення й оцінка, а також перелік стандартних операційних процедур (далі – СОП), інструкцій, робочих інструкцій, що стосуються вихідних даних бази даних з безпеки, взаємодії з іншими структурними підрозділами заявника тощо;
- risk management system(s) and monitoring of the results of risk minimization measures. Several structural units of the applicant may be involved in this activity, and their interaction must be regulated in SOPs or contracts;
- collection of individual case safety reports, consolidation of report data, follow-up, evaluation and reporting. The procedures applied for this purpose must specify activities at the central and national levels;
- planning the timelines for generating regularly updated safety reports, and their preparation and submission;
- informing consumers, healthcare professionals, and the authorized body on safety issues;
- making safety-related amendments to the package insert. The procedures should cover both internal and external interaction on safety matters.
Опис повинен супроводжуватися переліком СОП, інструкцій, робочих інструкцій щодо контролю відповідності, а також поєднання з іншими напрямами роботи, що включає (але не виключно) функціональні обов’язки та відповідальність УОВФ/КОВФ, відповіді на запити уповноваженого органу про надання інформації, пошук у медичній науковій літературі, контроль змін в базі даних з безпеки, договори про обмін даними з безпеки, архівування даних з безпеки, аудит фармаконагляду, контроль якості і навчання персоналу. Цей перелік може бути розміщений у додатках і має містити номер, заголовок, дату набрання чинності і тип документа (для усіх СОП, інструкцій, робочих інструкцій тощо). Має бути чітко ідентифіковано процедури, що стосуються постачальників послуг та третіх сторін. До переліку не вимагається включати документи, що стосуються відповідних вимог законодавства країни, де зареєстровано лікарський засіб, охоплений цією системою фармаконагляду, але їх перелік може вимагатися на законодавчому рівні країн, де зареєстровано лікарські засоби, що охоплені цією системою. Якщо жодна або лише деякі країни використовують спеціальні місцеві процедури, про це має бути вказано із зазначенням країн, де зареєстровано лікарські засоби, що охоплені цією системою.
VI. Information about the performance of the pharmacovigilance system
Надається опис моніторингу продуктивності системи фармаконагляду власника реєстраційного посвідчення/заявника, що застосовується. Необхідно описати і пояснити цільові показники продуктивності системи фармаконагляду. Перелік показників продуктивності потрібно надати у додатку до МФСФ разом з фактичними результатами оцінки такої ефективності. Така інформація може бути надана у вигляді цифрових даних/графіків, що ілюструють та підтверджують продуктивність системи фармаконагляду. МФСФ має включати опис методів моніторингу, що застосовуються, і містити щонайменше:
- description of the procedure for assessing the correctness of submission of individual case safety reports. The appendix must provide numerical data/graphs illustrating and confirming compliance with deadlines and timeliness of submission of individual case safety reports in the previous year;
- general information on the submission of periodic safety update reports to regulatory authorities (the annex must contain the latest data used by the registration certificate holder/applicant to assess compliance with the submission deadlines for such reports);
- a brief description of the methods used to ensure the timely submission of safety variation applications in accordance with internal deadlines and the deadlines set by legislative requirements, as well as the date and description of the necessary safety variations for which applications have not yet been submitted;
- where appropriate, summarized data are provided on compliance with commitments to implement the risk management plan or other commitments or conditions related to pharmacovigilance, compliance with which was a condition for the issuance of the registration certificate.
VII. Information on the quality system in pharmacovigilance
A description of quality system management must be provided within the framework of the organization's structure and the application of the quality system to pharmacovigilance. Such a description should include information on:
- control of documentation and records (a description is provided of the mechanisms for archiving electronic and/or printed versions of the PSMF, individual case safety reports, periodic safety update reports, risk management plans, and other records and documents related to pharmacovigilance);
- процедурні документи (надається загальний опис документів, що використовуються у фармаконагляді (СОП, інструкції, робочі інструкції тощо), описується доступність різних документів в рамках підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, а також методів контролю їх доступності, впровадження та супроводу; надаються дані щодо системи ведення документації, що використовуються для відповідних процесуальних документів під контролем третіх осіб);
- навчання (надається опис управління ресурсами для виконання діяльності з фармаконагляду (організаційна структура із зазначенням кількості персоналу заявника, залученого до діяльності з фармаконагляду. Ці дані можуть бути надані в розділі, який описує організаційну структуру організації); наводиться стислий опис концепції навчання персоналу (не лише співробітників підрозділів з фармаконагляду, а й будь-яких працівників, які можуть отримувати повідомлення про індивідуальні випадки, пов’язані з безпекою), в тому числі посилання на розміщення навчальних файлів);
- аудити (надається інформація про аудити забезпечення якості у системі фармаконагляду. У додатку потрібно надати опис методів, що використовуються для планування аудитів системи фармаконагляду, механізмів звітності і строків, а також перелік запланованих і проведених аудитів, що стосуються системи фармаконагляду. Цей перелік повинен містити дати проведення аудиту, подання звіту, мету та інформацію про аудити третіх сторін згідно з договірними відносинами, специфічних видів діяльності з фармаконагляду або підрозділів, що здійснюють діяльність з фармаконагляду, та інформацію про їх взаємодію з іншими підрозділами організації, діяльність яких пов’язана із виконанням зобов’язань з фармаконагляду, і має охоплювати 5-річний період.
МФСФ повинен також містити стислу інформацію про всі аудити, в результаті яких було виявлено суттєві та критичні невідповідності, із наданням стислого опису коригуючих та/або запобіжних заходів щодо таких невідповідностей, зазначенням дат їх виявлення та очікуваних дат їх усунення з перехресним посиланням на звіт з аудиту та задокументований(і) план(и) коригуючих та інших заходів.
У переліку проведених аудитів, що надається у додатках, має бути позначено ті аудити, інформація про які міститься в МФСФ. Стисла інформація про аудити, в результаті яких було виявлено критичні дані, та стислий опис коригуючих і запобіжних заходів мають міститися в МФСФ доти, доки не буде досягнуто позитивного результату після вжиття коригуючих дій та/або надано підтвердження незалежною стороною про істотне покращення системи. Доповнення, зміни або видалення інформації про аудити в МФСФ мають реєструватися в журналі коригування.
Як засіб управління системою фармаконагляду та підстави для проведення аудиту МФСФ має також описувати процес обліку, управління та усунення виявлених відхилень в системі якості, а також документувати відхилення від процедур фармаконагляду, їх вплив і управління ними з дня їх вирішення. Відхилення можна документувати у вигляді переліку з посиланням на звіт про відхилення, його дату та процедуру.
The description of the pharmacovigilance system includes references to the regulatory acts on the basis of which the pharmacovigilance system was developed and operates, and a brief description of the registration certificate holder/applicant.
Інформація у МФСФ має бути подана згідно зі структурою та змістом додатків. Додаток Е не може бути перейменований у додаток D у випадку, коли додаток щодо комп’ютеризованих систем і баз даних не використовується, додаток D має бути позначений у змісті до МФСФ як невикористаний для того, щоб одержувачі МФСФ були впевнені, що такий додаток відсутній не внаслідок помилки.
Information in the appendices to the PSMF must be submitted in accordance with its sections that refer to the relevant appendix, and contain the following information (but not limited to):
- Annex A to Section I. Information on the qualified person for pharmacovigilance;
- Annex B to Section II. Information on the organizational structure of the applicant/registration certificate holder;
- Annex C to Section III. Information on safety data sources;
- Appendix D to Section IV. Information on computerized systems and databases;
- Annex E to Section V. Information on pharmacovigilance processes (lists of SOPs, instructions, work instructions);
- Annex F to Section VI. Information on the performance of the pharmacovigilance system (lists of performance indicators, current results of performance assessment against the indicators);
- Annex G to Section VII. Information on the pharmacovigilance quality system (audit schedule, list of conducted and completed audits, information on measures taken);
- Annex H to the description of the pharmacovigilance system (list of medicinal products covered by this pharmacovigilance system);
- Appendix I. Control of documentation and records (correction log, documentation on the history of changes to the content (indexed accordingly), and a description of such changes).
